Hybride Meetings - Mit 3 Tipps zum Erfolg!

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Face-to-Face Meetings wurden in den letzten Monaten immer mehr zu reinen Online Meetings. Jetzt, wo der Sommer Einzug gehalten hat und die lange geltende Home Office Pflicht entfallen ist, freuen sich viele aber auch, endlich wieder ab und an im Büro auf die Kolleg:innen zu treffen – live und in Farbe. 
Für viele wird das Home Office allerdings der Hauptarbeitsplatz bleiben. Hybride Meetings werden deshalb aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein. Ganz egal, ob man dabei an interne Besprechungen denkt oder Meetings, Workshops und Trainings mit Externen.
 

Bei hybriden Meetings halte es sich um eine Mischung aus Online- und Vor-Ort-Meetings: Einige der Teilnehmer:innen befinden sich gemeinsam, vor Ort, in einem Besprechungsraum, während andere virtuell zugeschaltet werden. 

  • Virtuelle Meetingteilnehmer:innen integrieren

Weil wir uns alle schon sehr an die virutellen Meetings gewöhnt haben, sind auch die Ansprüche an solche Meetings mittlerweile sehr hoch. Deshalb wollen auch virtuelle Teilnehmer:innen in einem hybriden Meeting genauso intensiv am Meeting teilnehmen wie die vor Ort anwesenden Personen. Das bedeutet wiederum: Es gibt einige Faktoren, die für solche Meetings besonders wichtig sind, wie beispielsweise eine gute Tonqualität und eine Kamera, die alles im Meetingraum so einfängt, dass sich virtuell Zugeschaltete ebenfalls präsent fühlen.

  • Microsoft arbeitet an neuen Meeting-Räumen

Übrigens: Auch Microsoft beschäftigt das Thema. Aktuell wird an neuen Teams Meeting-Räumen gearbeitet, die speziell für hybride Meetings bestens geeignet sein sollen. Alle, die virtuell teilnehmen, werden in Lebensgröße im unteren Bildschirmbereich angezeigt. Die Kamera wird einerseits den Meetingraum einfangen, andererseits aber auch auf Einzelpersonen zoomen können, die gerade sprechen. Der Ton wird dann ebenfalls aus dieser Richtung zu hören sein.

Zum erfolgreichen hybriden Meeting: 3 Tipps

1. Bild- und Tonqualität müssen stimmen!

Wirklich präsent fühlen sich virtuell Teilnehmende, wenn Bild und Ton harmonisch sind. Andersherum müssen aber auch die virtuell Zugeschalteten für die Präsenz-Teilnehmenden gut erkenn- und hörbar sein. Der Einsatz eines Mikron-Würfels kann beispielsweise die Interaktivität für die Vor-Ort-Teilnehmenden steigern und zugleich den Ton für virtuell Zugeschaltete verbessern. Indem sich alle (auch vor Ort-Teilnehmende) über ihren Laptop in das Meeting einwählen, können auch alle im Meeting-Raum Inhalte teilen.

2. Bestimmen Sie eine:n gute:n Moderator:in!

Um sowohl die virtuell Zugeschalteten als auch die vor Ort Teilnehmenden gleichermaßen zu Wort kommen zu lassen, sollte eine dafür geeignete Person das Meeting moderieren. 

3. Finden Sie geeignete Formate und Tools für alle Teilnehmer:innen!

Mögliche Beispiele für unterschiedliche Einsatzszenarien sind beispielsweise …

•            Brainstorming: Microsoft Whiteboard

•            Umfrage: Mentimeter oder Microsoft Forms

•            Meeting-Protokoll: gemeinsames OneNote, auf das alle Zugriff haben

Sie sehen: Hybride Meetings können zwar herausfordernd sein, aber wenn man gut vorbereitet ist, können wir genauso kreativ werden wie in klassischen Vor-Ort-Treffen oder rein virtuellen Meetings. Außerdem ermöglichen Sie uns so viele neue Ideen – wir müssen uns nur trauen, sie auszuprobieren.

Diese und weitere hilfreiche Tipps finden Sie unter www.knowhow.de/wissenswertes​​​​​​​!

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